Uutiskirjeet netissä

Internetissä tapahtuva viestintä on tänä päivänä hyvin monimuotoista ja -alaista. Sähköinen tekniikka on mahdollistanut monia täysin uudenlaisiakin tiedonvälityskeinoja, mutta huomattavan monet niistä muistuttavat toimintamekanismeiltaan analogisesta maailmasta tuttuja menetelmiä. Yksi yleisimmistä digitaalisista viestintävälineistä ovat sähköiset uutiskirjeet, joiden toimintaperiaate on oikeastaan hyvin yksinkertainen. Antamalla oman sähköpostiosoitteensa jollekin instituutiolle, yritykselle tai muulle toimijalle, ihmiset avaavat itselleen välittömän keinon pysyä perillä kyseisen tahon toimintatavoista, uutisista, tuotteista, ajankohtaisista tapahtumista ja myös toiminnan tavoitteista.

Uutiskirjeet ei siis ole millään tavalla uusi ilmiö, vaan ennen digiaikaa tiettyjen yhteisöjen ja yhdistysten toiminnasta tiedotettiin ja sitä organisoitiin perinteisen postin välityksellä. Sähköinen teknologia on kuitenkin tehnyt tästä tiedotustavasta huomattavasti helpompaa, kustannustehokkaampaa ja suositumpaa. Sähköisiä uutiskirjeitä on mahdollista tilata niin erilaisilta virastoilta, ministeriöiltä, yhtiöiltä kuin yksittäisiltä henkilöiltäkin. Sähköiset uutiskirjeet eroavat sähköpostin välityksellä lähetetystä massapostituksesta, eli roskapostista juuri siksi, että uutiskirjeitä vastaanottaakseen ne on tilattava itse, siinä missä roskapostia lähetään pyytämättä.

Tiedotteet ja uutiskirjeet

Yksi yleisimmistä syistä sähköisten uutiskirjeiden olemassaololle on se, että niitä lähettävällä taholla on joko taloudellinen, tai joissakin tapauksissa lainsäädännöllinen intressi ylläpitää uutiskirjeiden vastaanottajien tietämys ajantasaisena. Esimerkiksi sanomalehdet, aikakauslehdet ja ajankohtaisiin aiheisiin keskittyneet nettiportaalit saattavat tarjota sivustollaan mahdollisuuden tilata uutiskirje, johon lähettävä taho koostaa omasta sisällöstään kaikkein oleellisimmat ja tärkeimmät jutut ja artikkelit. Tämä säästää uutiskirjeen tilaajilta vaivan etsiä uusimmat uutiset sivuston mittavasta sisältökokonaisuudesta. Uutiskirjeitä voi olla niin paljon kuin ihmisillä riittää erilaisia kiinnostuksen kohteita.

Urheilusta kiinnostuneet voivat esimerkiksi tilata vain urheilusta, tai jopa tietystä lajista, kertovat jutut ja uutiset omaan sähköpostiinsa. Sama periaate pätee myös politiikasta tai kulttuurista kiinnostuneisiin ihmisiin. Myös viranomaistahot ja yhteiskunnallisten palveluiden tuottajat tuottavat ja julkaisevat toiminnastaan kertovia uutiskirjeitä. Esimerkiksi verkkopalveluiden satunnaisista palvelukatkoista kertovat tiedotteet lähetään hyvin usein sähköisesti. Ajantasainen ja tarkka tiedottaminen on monille tahoille yhtä aikaa hyvää asiakassuhteen hoitoa, mutta myös osa esimerkiksi lainsäädännöllistä tiedottamisvelvoitetta, jonka uutiskirje täyttää enemmän kuin hyvin.

Uutiskirjeet ja sähköpostimarkkinointi

Myös yrityksillä ja muilla kaupallisilla toimijoilla voi olla tarvetta pitää asiakkaisiinsa yhteyttä säännöllisin väliajoin. Koska tähän uutiskirjeiden lajiin liittyy useimmissa tapauksissa puhtaan kaupallisia intressejä, sitä kutsutaan sähköpostimarkkinoinniksi. Kaupallisten toimijoiden uutiskirjeet pitää myös tilata, eli ne ovat eri asia kuin pyytämättä lähetyt suoramarkkinointisähköpostit – epäluotettavien tahojen huijausviesteistä nyt puhumattakaan. Sähköpostimarkkinointi on herkkää ja tulenarkaa aluetta, joten monet yritykset toimivat sen osalta varsin varovaisesti. Yhteys asiakkaaseen on tärkeä, mutta sen saattaa myös menettää herkästi, jos viestintä ärsyttää.

Sähköinen uutiskirje voi parhaimmillaan olla erittäin toimiva tapa kertoa alkavista kampanjoista, alennuksista, tarjouksista ja uutuuksista. Ei siis ole mikään ihme, että niin verkkokaupat kuin kivijalkayritykset ovat ottaneet sähköpostimarkkinoinnin keinot käyttöön tavalla tai toisella. Ihmiset hoitavat asioitaan aina vain enemmän netin kautta, mikä on johtanut myös markkinointisähköposteja koskevien asenteiden lientymiseen. Asiakkaiden tietojen säilyttämistä ja niiden käsittelyä koskevia lakeja ja säädöksiä on viime vuosin säädetty huolehtimaan ja turvaamaan ihmisten oikeuksia myös uutiskirjeiden osalta.

EU:n tietosuoja-asetus ja sähköiset uutiskirjeet

  1. toukokuuta vuonna 2018 voimaan astui EU:n yleinen tietosuoja-asetus, jonka tavoitteena oli yhtenäistää Euroopan unionin jäsenmaiden tietosuojaa koskeva lainsäädäntö. Alun perin asetus annettiin vuoden 2016 huhtikuussa, eikä se EU-direktiivinä velvoita kansallisia hallituksia uuteen lainsäädäntöön, vaan se on suoraan sovellettavissa. EU:n yleinen tietosuoja-asetus määrittelee EU-kansalaisen henkilötietoihin käsittelyyn liittyvät oikeudet, joista monet koskevat myös sähköisiin uutiskirjeisiin liittyviä asioita. Muun muassa sähköpostilistat, joiden perusteella yritykset ja organisaatiot uutiskirjeitään lähettävät kuuluvat tietosuoja-asetuksen piiriin.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, eli GDPR (General Data Protection Regulation) takaa jokaiselle kansalaiselle oikeuden tarkistaa mitä tietoja hänestä on tallennettu, miten nämä tiedot on kerätty, miten niitä käsitellään ja kenellä on pääsy niihin. Tämän lisäksi tietosuoja-asetus takaa jokaisella EU-kansalaiselle oikeuden oikaista väärät itseään koskevat tiedot ja halutessaan poistaa tietonsa kokonaan kerätyistä rekistereistä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa myös EU:n ulkopuolella toimivia yrityksiä toimimaan sen mukaisesti, jos he keräävät EU-kansalaisten tietoja rekistereihin.

Oma uutiskirje netissä?

Vaikka säädökset ja lait ovatkin viime vuosina tuoneet sähköisiin uutiskirjeisiin ja niiden hyödyntämiseen uusia huomioon otettavia asioita, niin ne ovat siitä huolimatta erinomainen tiedotuskanava asialle kuin asialle. Uutiskirjettä tuottaakseen ei tarvitse olla liiketoimintaa harjoittava taho, yhdistys tai julkishallinnon toimija, vaan esimerkiksi monet bloggaajatkin ylläpitävät uutiskirjeitä. Jos sinulla itselläsi on jokin harrastus ja siitä kertovat verkkosivut, voi uutiskirje olla mitä mainioin väline tiedottaa asiasta kiinnostuneita ihmisiä kuulumisista, kunhan sen tekee vallitsevien säädösten mukaisesti.

Ohjelmistoja ja palveluita uutiskirjeiden lähettämiseen

Uutiskirjeen aloittaminen on oikeastaan erittäin helppoa. Siihen tarvitsee oikeastaan vain paikan, johon ihmiset voivat ilmoittaa omat osoitteensa, johon mielivät viestin ottaa vastaan. Pienien sähköpostilistojen ja -rekisterien ylläpitämiseen saattaa hyvinkin riittää oma sähköpostiohjelma. Toisaalta, jos vastaanottajien määrä kasvaa satojen tai tuhansien osoitteiden mittaiseksi, niin on ehkä ajankohtaista harkita erillisen uutiskirje- ja sähköpostimarkkinointipalvelun tai -ohjelmiston käyttöönottoa. Niitä on tarjolla niin ilmaisia kuin maksullisiakin, joten juuri sen oikean valitsemiseen kannattaa ehdottomasti paneutua huolella.

Leave a Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *